Matriz RACI online: quién hace qué

1. Qué significa cada letra

RACI son las iniciales de los cuatro papeles posibles en un proceso. En español se suelen traducir como Responsable, Aprobador, Consultado e Informado.

• R · Responsable: hace el trabajo. Puede haber varios, pero si son más de tres nadie se siente dueño.
• A · Aprobador (Accountable): responde del resultado y tiene la última palabra. Debe haber uno, y solo uno, por proceso.
• C · Consultado: se le pregunta antes de decidir; la comunicación va en los dos sentidos.
• I · Informado: se le avisa cuando está hecho; la comunicación va en un solo sentido.
• A/R: la misma persona aprueba y ejecuta. Es lo normal en equipos pequeños y la herramienta lo trata como un A y un R a la vez.

2. Cómo hacer tu matriz RACI en 5 pasos

No hace falta listar cada tarea del día: basta con los procesos que se repiten y que, si fallan, cuestan dinero o clientes. Entre 6 y 20 filas es un buen tamaño para una pyme.

• Escribe los roles en las columnas (cargos o áreas, no nombres propios: así la matriz sobrevive a los cambios de equipo) e indica cuántas personas hay en cada uno.
• Escribe los procesos en las filas: captar clientes, facturar, cobrar, contratar, cerrar el mes…
• Para cada proceso, marca primero la A (quién responde) y después la R (quién lo hace).
• Añade las C y las I justas: cada C es una reunión o un correo más antes de decidir.
• Revisa el diagnóstico: procesos sin dueño, con dos dueños o roles por encima de su carga. Corrige y compártela en PDF con el equipo.

3. Ejemplo resuelto: una agencia de marketing de 8 personas

La agencia tiene cinco roles: la fundadora, el equipo de cuentas (2 personas), creativos (3), medios (1) y administración (1). Reparte 8 procesos: captación de clientes, briefing, producción creativa, campañas en medios, informe mensual al cliente, facturación, contratación y redes sociales propias.

Resultado: solo 5 de los 8 procesos (63 %) tienen un dueño claro, es decir, un único aprobador y alguien que ejecuta. El briefing tiene dos aprobadores (la fundadora y cuentas), así que nadie sabe quién decide; el informe mensual lo hace cuentas pero nadie responde de él; y las redes sociales propias no tienen a nadie asignado.

Además, la fundadora aprueba 6 de los 8 procesos (75 %) y entre aprobar y ejecutar lleva 6, por encima de los 5 que se consideran asumibles para una persona. Es el cuello de botella típico de una empresa que crece: todo pasa por ella.

La solución pasa por delegar: que cuentas sea el único aprobador del briefing (la fundadora pasa a ser consultada) y aprobador y responsable del informe mensual, y que creativos apruebe y ejecute la producción y las redes sociales, con la fundadora consultada en producción. Con esos cambios, los 8 procesos quedan bien definidos y la carga de la fundadora baja de 6 a 4.

4. Qué revisa la herramienta

El diagnóstico aplica las reglas habituales de una matriz RACI y las adapta al tamaño de tu equipo:

• Un único A por proceso: con ninguno, nadie responde; con dos o más, nadie decide.
• Al menos un R por proceso, y no más de tres.
• No más de tres C por proceso: cada consulta frena la decisión.
• Carga por rol: hasta 5 procesos como R o A por cada persona del rol. Un equipo de tres personas puede llevar 15.
• Cuello de botella: un rol que aprueba más de la mitad de los procesos (a partir de 4 procesos).
• Roles sin nada asignado o que solo opinan o reciben información: quizá sobran en la matriz o falta darles trabajo.

5. Del organigrama a la matriz

Si ya has dibujado tu estructura en el Organizador de entidades, puedes pasarla a la matriz con un clic: los equipos se convierten en roles (con sus personas) y los procesos en filas. Cada proceso recibe una R para el equipo del que cuelga y una A para el responsable que indicaste; si son el mismo, A/R.

Después solo tienes que completar las C y las I y revisar el diagnóstico.

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