Esto no es digitalización certificada
El Excel y las imágenes te ayudan a llevar las cuentas y a pasárselas a tu gestoría, pero no sustituyen a la factura original: conserva los originales (papel o PDF) durante el plazo legal. Las imágenes se borran a los 30 días. Términos del servicio
Crea tu cuenta para empezar
Necesitas una cuenta para guardar tus facturas de forma privada. Las 3 primeras son gratis.
- Facturas y tickets, en foto o PDF
- Emitidas y recibidas, separadas con tu NIF
- Semáforo: verde, amarillo (aproximado) o rojo (sin interpretar)
- Excel con libros registro y resumen de IVA
Guía
Digitalizar facturas y tickets y pasarlos a Excel: guía práctica
Pasar a mano las facturas y los tickets a una hoja de cálculo es lento y da errores. Este digitalizador los lee con inteligencia artificial, separa las emitidas de las recibidas con tu NIF, comprueba que el IVA, la retención y el total cuadran, y te da un Excel con los libros registro y el resumen de IVA de cada trimestre.
Cómo funciona, paso a paso
Primero guardas la razón social y el NIF de tu empresa. Después subes las fotos o los PDF de tus facturas: una factura por archivo, con buena luz y entera.
La IA lee cada documento y la herramienta comprueba los datos sin IA: el dígito de control de los NIF, que cada cuota sea la base por el tipo de IVA, el recargo de equivalencia, la retención de IRPF y que el total sea la suma correcta. Lo que no cuadra se marca en ámbar o en rojo para que lo revises.
Con tu NIF sabe si la factura la emitiste tú (venta) o la recibiste (gasto). Si tu empresa no aparece en la factura, no se procesa ni se cobra.
El semáforo: la IA no se inventa nada
Cada dato leído lleva un color. Verde: está impreso y se ha leído tal cual. Amarillo: es aproximado, porque la IA lo ha calculado (por ejemplo, la base de un ticket que solo indica el total con IVA incluido) o porque se lee con dificultad; compruébalo. Rojo: no se ha podido interpretar y el campo queda vacío para que lo completes mirando la imagen. Nunca se rellena con una suposición.
La factura entera toma el peor color de sus datos y de sus comprobaciones. En el Excel, los importes en rojo salen como celdas vacías (no como un cero) y cada fila indica su color y qué datos hay que revisar.
Tickets de caja: qué se puede y qué no
Los tickets se leen igual que las facturas: tienda y NIF, número, fecha, desglose de IVA y total. Se guardan como gastos recibidos y salen en el mismo libro que las facturas, marcados como ticket.
Un ticket normal no lleva tu NIF, así que su IVA no es deducible: el Excel lo separa en la columna «IVA deducible» y en el resumen de IVA aparece aparte. Solo un ticket con tu NIF y el IVA desglosado (factura simplificada cualificada, art. 7.2 del RD 1619/2012) permite deducirlo. Si el gasto es importante, pide factura completa a tu nombre.
Ejemplo: un trimestre de una pequeña empresa
Una tienda sube 48 facturas del tercer trimestre: 40 de proveedores y 8 emitidas a clientes. La IA las lee en unos minutos y marca 3 con avisos: un ticket sin el NIF de la tienda, una cuota de IVA mal leída por una mancha y una factura subida dos veces (que no se cobra).
Tras corregir los avisos en la pantalla de revisión, el Excel muestra 6.200 € de base y 1.302 € de IVA soportado en las recibidas, y 9.800 € de base y 2.058 € de IVA repercutido en las emitidas. La diferencia orientativa del trimestre es de 756 € a ingresar, que la gestoría comprobará al presentar el modelo 303.
Qué incluye el Excel
El libro tiene una hoja por cada uso, con totales con fórmulas para que puedas comprobarlos:
- Recibidas y Emitidas: una fila por tipo de IVA, como en los libros registro (fecha, número, NIF, nombre, base, tipo, cuota, recargo, retención y total).
- Resumen IVA: IVA repercutido y soportado por trimestre y tipo, como apoyo para el modelo 303.
- Proveedores y Clientes: facturas e importes agrupados por NIF.
- Gastos por categoría: suministros, alquiler, software, publicidad…
- Incidencias: las facturas con avisos y si ya las has revisado.
Lo que la ley permite (y lo que no)
Extraer los datos de tus facturas a un Excel es legal y es lo mismo que hace una gestoría a mano. Pero el Excel y las fotos no sustituyen a la factura original. Para poder destruir el papel hace falta una digitalización certificada con software homologado por la Agencia Tributaria (Orden EHA/962/2007), y esta herramienta no lo es.
Conserva las facturas originales, en papel o en el PDF que te enviaron, durante el plazo de prescripción fiscal (4 años) y el mercantil (6 años). Las imágenes que subes se borran a los 30 días; los datos se quedan en tu cuenta hasta que los borres.
VeriFactu no afecta a esta herramienta: regula los programas que emiten facturas, no los que leen o registran facturas recibidas.
Privacidad de tus facturas
Tus facturas se guardan en un espacio privado al que solo accede tu cuenta. CoFounder las trata por encargo tuyo (encargado del tratamiento, art. 28 del RGPD) solo para leerlas y darte el Excel. Para leerlas usamos un proveedor de IA que no las usa para entrenar sus modelos.
Para evitar abusos de las facturas gratis guardamos una huella cifrada del NIF de cada empresa, no el NIF en claro.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta digitalizar una factura?
Las 3 primeras facturas de cada empresa son gratis. Después cuesta 0,10 € por factura, IVA incluido, en packs de 50, 250 o 1.000 facturas. El saldo caduca a los 12 meses de la compra. Las facturas ilegibles, duplicadas o que no son de tu empresa no se cobran.
¿Puedo tirar las facturas en papel después de digitalizarlas?
No. Esta herramienta no es una digitalización certificada homologada por la Agencia Tributaria, así que debes conservar las facturas originales (papel o PDF) durante el plazo legal: 4 años a efectos fiscales y 6 a efectos mercantiles.
¿Qué pasa si la IA no lee bien un dato?
No se lo inventa. Los datos aproximados (calculados o poco legibles) salen en amarillo y los que no ha podido interpretar, en rojo y vacíos. Además, la herramienta comprueba que las cuotas, la retención y el total cuadran. Corriges cada dato viendo la imagen al lado; te recomendamos revisarlo todo antes de presentar impuestos.
¿Sirve para facturas emitidas y recibidas?
Sí. Con el NIF de tu empresa la herramienta sabe si la factura la emitiste tú o la recibiste, y las separa en dos hojas del Excel. Si en la factura no aparece tu NIF, no se procesa ni se cobra.
¿También lee tickets de caja?
Sí, al mismo precio que una factura. Admite fotos en JPG, PNG, WEBP o HEIC (las del iPhone) y PDF de hasta 10 MB, un documento por archivo. Ten en cuenta que el IVA de un ticket sin tu NIF no es deducible, y que las 3 facturas gratis solo valen para documentos con tu NIF, que los tickets normales no llevan.
¿Por qué las facturas gratis solo valen para mi empresa?
Las 3 facturas gratis son para probar la herramienta con tus propias facturas. Por eso solo cuentan las facturas en las que aparece tu NIF y se controlan por empresa: si otra cuenta usa el mismo NIF, verá que esa empresa ya ha usado sus facturas gratis.
¿Es seguro subir mis facturas?
Sí. Se guardan en un espacio privado solo accesible desde tu cuenta, las imágenes se borran a los 30 días y el proveedor de IA no usa tus facturas para entrenar. Puedes borrar cualquier factura en cualquier momento.
¿El Excel vale para el modelo 303?
Sirve de apoyo: resume el IVA repercutido y soportado por trimestre y tipo. Pero no sustituye al modelo 303 ni a tu gestoría: el IVA soportado solo es deducible con factura completa a tu nombre y si el gasto está afecto a la actividad.
Herramientas relacionadas: Calculadora de IVA, Control de ventas y Presupuestos y facturas. Fuente: Orden EHA/962/2007 sobre conservación electrónica de facturas.