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Guía 2026
Cómo hacer una factura en 2026
Una factura es un documento con validez fiscal: tiene que llevar unos datos obligatorios, una numeración correlativa y el IVA calculado por tipo. Un presupuesto no lo es: es una oferta que el cliente puede aceptar. Esta herramienta te hace los dos, con los tipos de IVA, la retención de IRPF y las menciones legales de 2026, y te los deja en PDF sin registrarte.
Qué datos debe llevar una factura en España
El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012, artículo 6) exige que toda factura completa incluya:
- Número y, si usas varias, serie. La numeración es correlativa y sin saltos.
- Fecha de expedición y, si es distinta, fecha de la operación.
- Nombre o razón social, NIF y domicilio de quien factura y del cliente.
- Descripción de los bienes o servicios, con precio unitario y descuentos.
- Base imponible, tipo de IVA y cuota, desglosados por cada tipo aplicado.
- Si no lleva IVA, la mención legal que lo justifica (exenta, inversión del sujeto pasivo, operación intracomunitaria…).
Ejemplo resuelto: factura de una diseñadora autónoma
Marta factura a una agencia un diseño de identidad visual de 1.200 € y 12 horas de maquetación a 45 € con un 10 % de descuento (486 €). La base imponible es de 1.686 €.
IVA al 21 %: 354,06 €. Como es profesional y factura a una empresa, retiene un 15 % de IRPF: 252,90 €. Total a cobrar: 1.686 + 354,06 − 252,90 = 1.787,16 €.
La agencia le paga 1.787,16 € e ingresa los 252,90 € de retención en Hacienda a su nombre. Marta declara los 354,06 € de IVA en su modelo 303 del trimestre.
Presupuesto, factura proforma, factura y rectificativa
El presupuesto es una oferta con fecha de validez; no tiene efectos fiscales. La factura proforma se parece a una factura, pero tampoco los tiene: sirve para pedir un anticipo o tramitar un pedido. Ninguno de los dos se declara.
La factura es la que cuenta para Hacienda. Una vez emitida no se puede borrar ni modificar: si hay un error, una devolución o un descuento posterior, se emite una factura rectificativa, con su propia serie, que cita el número y la fecha de la original y el motivo.
IVA, recargo de equivalencia y retención de IRPF en 2026
Los tipos de IVA son el 21 % general, el 10 % reducido (hostelería, transporte, algunas obras) y el 4 % superreducido (pan, libros, medicamentos). Si vendes a un comercio minorista en recargo de equivalencia, añades un 5,2 %, 1,4 % o 0,5 % según el tipo de IVA.
Los autónomos profesionales (diseñadores, consultores, abogados…) que facturan a empresas o a otros autónomos aplican una retención de IRPF del 15 %, o del 7 % el año de alta y los dos siguientes. A particulares no se les aplica retención.
VeriFactu: qué cambia en 2027
Los programas que emiten y guardan facturas deberán cumplir el reglamento VeriFactu: las sociedades antes del 1 de enero de 2027 y el resto de contribuyentes antes del 1 de julio de 2027 (Real Decreto-ley 15/2025). Estamos adaptando esta herramienta; hasta entonces, sus facturas cumplen el Reglamento de facturación actual.
Tipos de IVA y recargo de equivalencia 2026
| IVA | Se aplica a | Recargo |
|---|---|---|
| 21 % | General | 5,2 % |
| 10 % | Reducido: hostelería, transporte de viajeros, algunas obras | 1,4 % |
| 4 % | Superreducido: pan, libros, medicamentos | 0,5 % |
Preguntas frecuentes
¿Cómo se calcula el total de una factura con IVA y IRPF?
Total = base imponible + IVA − retención de IRPF. Con una base de 1.000 €, IVA al 21 % y retención del 15 %: 1.000 + 210 − 150 = 1.060 €. El IVA se calcula por cada tipo sobre su base y se redondea al céntimo.
¿Qué diferencia hay entre un presupuesto y una factura proforma?
Ninguno de los dos tiene validez fiscal. El presupuesto es una oferta que el cliente puede aceptar o rechazar; la proforma se usa cuando el trabajo ya está acordado, para pedir un anticipo o tramitar un pedido. La factura definitiva se emite después, con su propia numeración.
¿Se puede borrar o modificar una factura ya emitida?
No. La numeración debe ser correlativa y sin huecos, así que una factura emitida no se borra ni se cambia. Para corregir un error, anularla o hacer una devolución se emite una factura rectificativa que cita la original. La herramienta la genera con un clic desde el listado.
¿Cuándo aplico retención de IRPF en mis facturas?
Si eres autónomo profesional y facturas a una empresa u otro autónomo: un 15 %, o un 7 % el año en que te das de alta y los dos siguientes. No se aplica a particulares ni, en general, a actividades empresariales (comercio, hostelería…) en estimación directa.
¿Qué pongo en una factura a un cliente de otro país de la UE?
Si el cliente es una empresa con NIF-IVA intracomunitario (registrado en el VIES), la factura va sin IVA y con la mención de inversión del sujeto pasivo (servicios) o de entrega intracomunitaria exenta (bienes). Elige el tratamiento en el paso «IVA y cobro» y la mención se añade sola.
¿Qué es el recargo de equivalencia?
Un régimen de IVA para comercios minoristas personas físicas. Si les vendes, además del IVA cobras un recargo del 5,2 % (sobre el 21 %), 1,4 % (sobre el 10 %) o 0,5 % (sobre el 4 %), que declaras junto con el IVA. Actívalo en «IVA y cobro».
¿Necesito el NIF del cliente para hacer una factura?
En una factura completa sí. Solo puedes omitirlo en una factura simplificada (ticket), permitida hasta 400 € IVA incluido, o hasta 3.000 € en algunos sectores como la hostelería o el comercio minorista.
¿Cuánto tiempo tengo que guardar las facturas?
Al menos cuatro años, que es el plazo de prescripción fiscal, y seis años si eres empresario según el Código de Comercio. Guarda tanto las emitidas como las recibidas.
¿Quieres ver si tus ventas cubren los gastos? Llévalas a tu cuenta de resultados o a tu flujo de caja. Para fijar la tarifa, usa la calculadora de precio mínimo.
Fuentes: Real Decreto 1619/2012 (Reglamento de facturación), Ley 37/1992 del IVA y Real Decreto-ley 15/2025 (plazos de VeriFactu).